Que ce soit pour fêter l’anniversaire d’un collègue, le succès dans une affaire, la réussite d’un projet ou encore la promotion d’un collègue, les soirées d’entreprises sont assez fréquentes. Peu importe le motif, la soirée doit être agréable, bien organisée et doit satisfaire tous les convives. Aucun chef d’entreprise ne voudrait décevoir ses collaborateurs, ses partenaires et ses prospects lors d’une fête. Il faut une organisation minutieuse pour que chaque célébration soit réussite. Voici les étapes à suivre pour organiser une soirée d’entreprise.
Étape 1 : évaluez votre budget
La première question concerne le budget pour organiser une soirée d’entreprise. Plus votre budget est élevé, plus vous aurez l’embarras du choix. Une fois le budget fixé, prévoyez un fond de prévoyance en cas de dépenses imprévues. En cas de reste, vous pourrez les utiliser pour des activités bonus ou les garder pour la prochaine soirée d’entreprise.
Étape 2 : Bien choisir son traiteur
Que vous optiez pour un buffet, un cocktail ou un menu servi à table, vous devez confier le repas à un bon traiteur. Il est important de trouver un professionnel expérimenté afin d’offrir des plats de qualité à vos invités. Non seulement, cela permet d’impressionner vos convives, mais vous vous construisez aussi une bonne image pour l’entreprise. Le choix d’un bon traiteur permet de réussir un évènement. Informez-vous bien sur ses services et les différentes options proposées pour faire le bon choix.
Étape 3 : Adoptez un thème
La question du thème est aussi intéressante. Cela permet de rendre la soirée plus amusante. Même s’il s’agit d’une soirée d’entreprise, les convives ne doivent pas obligatoirement porter des smokings et des robes élégantes. Vous pouvez choisir un thème plus décontracté. Cela permet aux collègues de mieux se connaître en dehors du secteur professionnel. La thématique aide également à choisir le style de décoration, le menu et les divertissements. Un conseil : vous pouvez choisir comme thème les couleurs de la marque et de l’entreprise.
Étape 4 : Choisissez le lieu adéquat
C’est quoi un lieu adéquat pour une soirée d’entreprise ? Eh bien c’est tout simplement un endroit agréable, idéalement situé et facile d’accès. Si vraiment vous ne trouvez pas un endroit adapté ou que vous n’avez pas le budget pour une location, vous pouvez aménager vos locaux. Optez pour une salle de réception accessible avec les transports publics ou muni d’un parking assez grand. Vous pouvez demander conseil à votre traiteur pour trouver la salle idéale.
Étape 5 : Engagez un organisateur événementiel
Pour les événements plus importants, il vaut mieux faire appel à un organisateur d’évènement. Ce dernier est le mieux placé pour gérer les préparatifs et le déroulement de votre soirée d’entreprise. Ainsi, chaque membre de la société pourra se concentrer sur l’aspect des affaires et du réseau. L’organisateur saura vous proposer des prestataires qualifiés pour encadrer l’évènement. Il pourra même vous conseiller quant au lieu, à la décoration et aux animations lors de cette soirée importante.
Étape 6 : Prévoyez la musique et les divertissements
Pour une fois que les employés ne travaillent pas, évitez les discours interminables. Hormis le repas et les conversations entre les convives, vous devez leur proposer diverses animations. Prévoyez un spectacle ou de la musique pour mettre de l’ambiance et permettre à chacun de passer un bon moment. Vous pouvez engager un groupe, un orchestre ou un DJ. Il existe d’autres options pour divertir vos convives comme des spectacles de magie, de danse ou des prestations humoristiques. Faites le choix en fonction du thème de la soirée.
Étape 7 : Faites participer votre équipe
Si vous souhaitez profiter de cette soirée d’entreprise pour motiver vos employés, préparez des activités. C’est une solution efficace pour renforcer la cohésion d’équipe et motiver vos employés. Vous pouvez préparer des petits concours collectifs afin de permettre à vos salariés et collaborateurs d’interagir entre eux. Vous pouvez organiser des dîners mystères, des chasses au trésor, des quiz ou des concours sportifs.
Étape 8 : Réservez un photographe
La présence d’un photographe est importante. Cela permet d’immortaliser les moments importants de la soirée de votre entreprise. Vous devez donc désigner un photographe dédié qui va capturer les moments forts de la soirée et garder en images la joie des invités. Si vous n’avez pas assez d’argent pour engager un photographe professionnel, trouvez un membre de la société qui est passionné de photographie.
Étape 9 : Remerciez et débriefez après
Une fois le repas, les animations et le discours terminés, vous devez boucler la soirée par des remerciements envers les convives, le personnel et tous les prestataires. Si vous avez le temps une fois de retour au bureau, envoyez un mail de remerciement à tous les participants. C’est la meilleure façon de leur montrer que vous avez passé un agréable moment avec eux. Ces e-mails vous permettent d’avoir des éventuels retours sur la soirée d’entreprise afin d’améliorer les prochaines. N’hésitez pas à leur demander les points forts ainsi que les points faibles de la fête.
Courir partout au dernier moment pour coordonner la restauration, les divertissements, la musique, les discours, les photos et tout ce qu’implique la planification d’un événement, rend l’organisation stressante. Voilà pourquoi il faut une préparation minutieuse, en suivant ces étapes et conseils.
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