Au sein d’une entreprise, il est de plus en plus fréquent d’organiser un repas d’entreprise pour améliorer l’ambiance au sein des équipes. Ce type d’évènement d’entreprise permet également de booster la motivation et la productivité des salariés. Les repas d’entreprises représentent une excellente façon de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs et de les remercier pour leur loyauté, et pas seulement. Mais pour atteindre les résultats escomptés, il faut l’organiser correctement. Découvrez les meilleurs conseils pour réussir votre repas d’entreprise.
Définir les objectifs de l’évènement
Avant même de réfléchir au menu, vous devez définir au préalable les motifs d’organisation du repas d’entreprise. En effet, cet événement ne s’organise pas du jour au lendemain. Votre équipe doit comprendre pourquoi ils vont se réunir autour de ce repas.
Voici les principales raisons amenant les chefs d’entreprise à organiser un tel évènement.
- L’aboutissement d’un projet,
- Noël ou le nouvel an,
- Un pot de départ,
- Lancement d’un nouveau produit,
- Accueil d’un nouveau collaborateur…
Durant l’évènement, tout doit correspondre aux motifs fixés. Par exemple, si votre événement prône un esprit écologique, utilisez des accessoires respectueux de l’environnement. Les accessoires en bambou remplaceront les accessoires en plastique, par exemple.
Fixer le budget de votre repas d’entreprise
Une fois que les motifs sont précisés, vous devez désormais fixer le budget. Cette étape est assez délicate. En effet, la fixation des budgets événementiels représente un enjeu de taille. D’un côté, le budget alloué au repas d’entreprise ne doit pas être trop bas au risque que vos employés vous considèrent comme avare. D’un autre côté, un budget trop important risquerait d’impacter la trésorerie de votre entreprise.
Puis, déterminez le thème de votre évènement. Cela vous permettra de respecter votre budget en le répartissant correctement. Pour ne pas dépasser votre budget, faites vos comptes et considérez le montant réel de vos dépenses. Il faut que vos besoins et vos objectifs soient à la hauteur du budget que vous avez fixé. Les éléments qui n’ajoutent aucune valeur à votre événement sont à retirer de la liste.
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Sélectionner une date
En moyenne, la durée d’un repas d’entreprise est entre 2 à 3 heures. Pour définir la date du repas d’affaires, n’hésitez pas à réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs. Votre objectif est d’organiser un repas d’entreprise qui va vous rapprocher de vos collaborateurs et non le contraire.
N’oubliez pas que vos collaborateurs ont une vie personnelle. Ils ont d’autres obligations en dehors du travail. Ne leur imposez pas une date que vous aurez choisie dans votre coin, mais définissez ensemble la date qui convient à tous. Choisissez la date décidée par la majorité de vos collaborateurs.
Idéalement, fixez des horaires de début et de fin. Évitez de bousculer vos invités. Mettez en place un cadre horaire pour que le repas maintienne un rythme. C’est un paramètre très important, notamment si vous avez planifié de faire un toast, un discours, etc.
Déterminer le nombre de participants
Définissez le nombre d’invités de votre événement. Ce nombre impacte sur le budget de votre événement. Créez une liste de tous les invités. Celle-ci devrait comprendre les noms des personnes qui assisteront au repas d’entreprise. Il faut prévoir que certains des invités viennent avec leurs conjoints par exemple.
Choisir le traiteur
La partie la plus importante de cet évènement est bien évidemment le repas. Afin que vos invités puissent bénéficier de plats de qualité, il est recommandé de faire appel à un traiteur professionnel. Ce dernier respectera les besoins de votre évènement et les exigences de chacun.
En effet, tous vos invités n’ont pas forcément les mêmes habitudes alimentaires. Certains peuvent avoir des allergies ou des intolérances à une nourriture spécifique. Il faut proposer des plats adaptés.
Pour assurer la réussite de votre évènement, il est impératif de mettre à la disposition de vos invités, de la bonne nourriture. Le goût doit être au rendez-vous. Un avantage de recourir aux services d’un traiteur événementiel est la possibilité de personnaliser le menu pour plus d’originalité. Un délicieux repas favorise la création de liens de confiance.
Choisir le lieu
Le choix du lieu de réception est également une étape importante. Vous avez le choix entre plusieurs lieux : une location de salle de réception, un restaurant ou dans un autre établissement public adapté. Le choix du lieu est également un facteur impactant le budget. Si vous souhaitez minimiser les dépenses, vous pouvez opter pour un lieu ne nécessitant pas un service de nettoyage, la cuisine, la décoration et d’autres préparatifs.
En tant que chef d’entreprise, une excellente idée serait d’organiser le repas dans votre domicile si vous disposez d’un espace suffisant. C’est un geste plus convivial et vous rapprochera de vos collaborateurs.
Voici les principaux paramètres à prendre en compte pour choisir le lieu :
- La disponibilité du lieu à la date prévue pour organiser le repas d’entreprise
- Le prix de la location du lieu de réception
- Les services fournis
- La disponibilité d’un stationnement
- Le mode de paiement/annulation, réservation ou acompte
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