Chaque organisateur souhaite la réussite de son évènement. Pour cela, une bonne organisation s’impose, mais plus encore, un menu évènementiel à la hauteur des attentes des convives. La meilleure solution pour y parvenir est de confier les préparatifs à un traiteur professionnel. Comment trouver le traiteur idéal ? Voici quelques conseils qui vous permettent de sélectionner le bon traiteur pour votre évènement.

Définir le budget pour l’évènement

Avant de choisir le menu ou de contacter un traiteur évènementiel, vous devez définir le budget à allouer à la restauration. Cela va vous permettre de :

  • définir le nombre de personnes à inviter
  • élaborer un menu adapté
  • déterminer la quantité de nourriture à servir
  • choisir un service traiteur d’évènement qui rentre dans votre budget

Les traiteurs organisateurs établissent librement leurs tarifs, mais ils se basent toujours sur les spécificités des commandes : nombre de personnes, style de la réception (buffet, cocktail, menu assis …), ingrédients des plats à servir, prestations annexes (service, nettoyage …) et bien d’autres encore. Le fait de connaître votre budget à l’avance vous aide à définir les termes de votre prochaine collaboration avec le professionnel.

Déterminer la formule adaptée à votre évènement

Des petits-déjeuners professionnels aux buffets mondains, il existe différentes manières de servir à manger à vos invités. Le choix se fera en fonction du type d’évènement à organiser, de la salle de réception et du timing. Les formules les plus habituelles sont les suivantes :

  • les plateaux repas :

Oui, il est très bien possible de servir des plateaux repas à vos convives surtout dans le cadre d’un évènement professionnel assez décontracté. On pense notamment à un pot d’adieu pour un collègue partant en retraite, à l’anniversaire d’un collègue, à un pot de fin d’année au bureau, à un séminaire, à une conférence … Les plateaux repas proposent des menus complets. Pour une petite réunion en milieu de journée, une formule pause café gourmande peut suffire.

  • le cocktail déjeunatoire :

On l’adopte en guise de déjeuner donc il est idéal pour les réceptions se déroulant vers midi. Si l’espace est assez réduit, le cocktail déjeunatoire est à privilégier. Vous n’aurez donc pas besoin d’installer des tables, mais des mange-debout sont conseillés.

  • Le cocktail dînatoire :

Si l’évènement a lieu en soirée, le cocktail dînatoire peut être adopté surtout lorsque la salle est plus exigüe et que vous souhaitez servir des pièces cocktails au lieu de mets nécessitant l’usage de couvert.

  • Le repas servi à table :

Le repas assis est à privilégier pour les mariages, les fêtes de fiançailles, les anniversaires d’entreprise, les galas de charité, les team buildings … Par contre, lorsque l’évènement doit permettre la rencontre et les discussions entre les collaborateurs, les collègues ou tout simplement les convives, le cocktail reste plus apprécié.

  • Le buffet :

Il est plus approprié de choisir un buffet froid pour un évènement estival et un buffet chaud lorsque le temps se corse. On peut adopter cette formule pour les évènements se déroulant dans de vastes espaces, car ainsi les invités peuvent se déplacer sans se retrouver à l’étroit. Notez que dernièrement, il y a une nouvelle tendance pour le buffet finger-food. Avec cette formule, les mets sont présentés sous forme de pièces cocktails qui se mangent en une bouchée. Découvrez nos formules buffets.

Quelle que soit la formule qui vous séduit, n’oubliez pas le cocktail apéritif à servir avant le début des festivités.

S’assurer des compétences du traiteur

Maintenant que vous avez défini la globalité du projet, contactez le traiteur d’évènement choisi et exposez-lui vos besoins. Attendez ensuite d’entendre ses propositions pour déterminer s’il a bien compris le concept et s’il a les capacités nécessaires pour gérer l’évènement. Cette étape est décisive pour trouver le meilleur traiteur pour un évènement.

Sachez que certains services traiteurs sont spécialisés dans des formules précises. Essayez alors de trouver un professionnel adapté en vous renseignant auprès de votre entourage ou de vos collaborateurs.

Autant que possible, choisissez un traiteur expérimenté, apte à répondre aux attentes des invités et de véhiculer une bonne image de votre entreprise. Son expérience lui permet de proposer différentes prestations avec de nombreuses options au choix.

S’informer sur les prix

Après réception du devis du traiteur, cherchez à savoir ce qu’il inclut puis notez toutes les prestations citées afin de les mentionner sur le contrat. Globalement, le service traiteur se charge de préparer le repas. Dans ce contexte, il :

  • Élabore le menu
  • Organise une dégustation
  • Dresse la liste des courses et la quantité des ingrédients nécessaires
  • Se met aux fourneaux pour préparer le repas
  • Se charge du dressage
  • Livre les plats sur le lieu de réception

En dehors de ces prestations, il peut dresser les amuse-bouches, pièces cocktails et mets sur les plateaux de service et assurer le service durant toute la durée de la fête. Il peut fournir les couverts, le personnel de service et le personnel de nettoyage. Il est important d’en discuter avec lui dès le début pour que tout soit noté sur le contrat.

Un conseil :

Si vous avez des difficultés à trouver une salle de réception à louer, les traiteurs ont souvent de bonnes adresses à recommander.

Connaître les valeurs de l’entreprise traiteur

La majorité des clients veulent travailler avec d’autres personnes qui partagent les mêmes valeurs et les mêmes visions qu’eux. Pour chaque traiteur sélectionné, étudiez leur mode de travail et le fonctionnement de leur entreprise. Informez-vous sur leurs compétences, leur expérience, mais aussi les valeurs qui les encadrent dans l’exercice de leur métier.

Un bon traiteur d’évènement doit faire passer le bonheur de ses clients avant les siens, doit privilégier la réussite de l’évènement au profit et doit savoir s’adapter aux exigences (même les plus farfelues) des clients.

 

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